BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan
ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan
berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan
hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat
berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan
tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan
sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya.
Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai
macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat
dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan
lainnya.
B. Rumusan Masalah
1. Apa
pengertian dari korespondensi?
2. Bagaimana
peranan korespondensi dalam bisnis?
3. Siapa
saja yang terlibat dalam korespondensi tersebut?
4. Bagaimana
fungsi surat tersebut?
5. Bagaimana
pengelompokan surat tersebut?
6. Bagaimana
bagian-bagian dari surat tersebut?
7. Bagaimana
bentuk-bentuk dari surat tersebut?
8. Apakah
jenis-jenis dari surat bisnis tersebut?
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Korespondensi
Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau correspondenti
(Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang
terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi
dan dilakukan dengan surat menyurat.
Surat merupakan salah satu media pada saluran
komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak
lain. Informasi yang disampaikan melalui surat biasa berupa pemberitahuan,
keterangan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan. Informasi bisa
ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat pula berupa
surat elektronik (e-mail).
E-mail menggunakan alat bantu komputer yang
dilengkapi modem dan melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan penerima
mampu menyebar e-mail harus memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi
menggunakan e-mail. Penggunaan e-mail mengalami perkembangan yang cukup
dramatis sebagai media komunikasi modern karena mampu menyebarkan informasi
dalam waktu singkat ke berbagai wilayah yang berjauhan. Walaupun demikian,
keberadaan e-mail ternyata belum mampu menggeser surat-surat konvensional yang
terkenal murah. Jadi e-mail hanyalah alternatif komunikasi yang melengkapi
kegiatan surat-menyurat.
Tipe korespondensi ada dua, yaitu korespondensi
eksternal dan korespondensi internal. Korespondensi eksteren, yaitu hubungan
surat-menyurat yang dilakukan oleh suatu lembaga dengan pihak luar lembaga.
Contoh : Kantor A mengirim surat kepada Kantor B. Korespondensi interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang
dibuat suatu lembaga kepada karyawan atau dewan direksi lembaga tersebut.
B.
Peranan
Korespondensi Dalam Bisnis
Korepondensi atau kegiatan
surat-menyurat menjadi bagian dari kehidupan organisasi bisnis sehari-hari.
Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:
1. Menciptakan
surat yang baik, jelas dan tepat.
Dalam kehidupan
sehari-hari, kesalahan dalam penulisan surat masih banyak terjadi. Misalnya,
susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata
bahasa tidak teratur dan salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan
tersebut disebabkan, yaitu:
a. Tidak
ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang baik, baik di
lingkungan keluarga maupun organisasi.
b. Masyarakat
sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.
Surat
yang semraut bisa menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan yang justru akan
menghalangi arus informasi. Kegiatan korespodensi secara tidak langsung
merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas dan
tepat.
2. Menciptakan
kerja sama yang baik.
Perusahaan tidak dapat
mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama dengan baik,
perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerjasama yang baik.
3. Menyebarkan
kegiatan.
Tidak semua orang dalam
perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan
atau kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar. Korespondensi
memegang peranan penting dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik kepada
pihak internal maupun eksternal perusahaan.
C.
Pihak-Pihak
Yang Terlibat Dalam Korespodensi
Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat
dalam kegiatan korespodensi adalah:
1. Koresponden,
yaitu orang atau pihak yan berkirim surat dan atau yang menandatangani surat.
2. Redaktur,
yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3. Sekretaris,
yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespodensi.
4. Juru
ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.
5. Register,
yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat
yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk,
serta menangani pengarsipan surat-surat (filling
system).
6. Kurir,
yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.
D.
Fungsi
Surat Bisnis
Selain sebagai alat komunikasi, surat
memiliki fungsi berikut:
1. Surat
bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya
dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis
dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena surat bisnis dapat berfungsi
sebagi wakil dari pengirim surat, pengirim surat perlu memperhatikan berbagai
kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya: objektifitas, sistematika,
kesederhanaan, dan kemudahan dipahami (kejelasan).
2. Alat
untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau
gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya: surat
permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan
produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pangaduan
(klaim).
3. Alat
bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat
perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui
surat-surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis.
4. Alat
untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada saat
dibutuhkan surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali.
5. Bukti
sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat
penggabungan usaha (merger).
6. Pedoman
kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja).
Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam
melaksanakan suatu kegiatan bisnis.
E. Pengelompokan
Surat
1. Menurut
Wujud / Bentuknya
a.
Surat
Bersampul (surat tertutup)adalah surat yang dikirimkan oleh
seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop)
dengan berbagai ukuran.
b.
Kartu Posadalah
bentuk suratterbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan
singkat/pendek dan praktis yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 cm x 15
cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.
c.
Warkat Pos /
Weseladalah
surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop.
d.
Telegram dan
teleksdisebut
juga sebagai surat kawat. Telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan
dari jarak jauh.
e.
Memorandum
(memo) dan Notaadalah surat yang digunakan oleh pimpina
untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan,
permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi.
f.
Surat Tanda
Buktiadalah
surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu
pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. Contoh: faktur,
kuitansi, dan tanda terima.
2. Menurut
Pemakainnya
a. Surat Pribadi adalah surat yang
dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang
sifatnya personal atau pribadi. Yang termasuk surat pribadi: surat perkenalan,
surat cinta, surat undangan perkawinan, surat ucapan terimah kasih dll.
b. Surat Dinas adalah surat yang
isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi
pemerintah. Yang termasuk surat dinas:
surat undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat pengantar,
dll.
c. Surat Bisnis adalah surat yang
digunakan orang atau badan yan menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti
bidang usaha produksi, perdagangan, dan usaha jasa.
d. Surat Sosial adalah surat yang
digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk
berbagai kepentingan sosialbagi masyarakat pada umumnya. Misalnya surat
pemberitahuan kepada instansi terkait, surat permohonan bantuandana kepada
donatur, dll.
3. Menurut
sasaran yang dituju
a. Surat Biasa adalah surat yang
dibuat seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau
organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat
pribadi/privasi. Misalnya: surat pemberitahuan tentang penyelenggaan lokakarya
aplikasi komunikasi bisnis dalam suatu perusahaan.
b. Surat Edaran adalah surat
pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seorang/suatu lembaga yang
yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah banyak. Misalnya: surat
edaran tentang hari kerja dan hari libur, upacara bendera hari-hari besar
nasional, dan jadwal penggunaan pakaian seragam kerja.
c. Surat Pengumuman adalah surat
berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh
pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas. Misalnya: pengumuman
perusahaan tentang dibukanya lowongan kerja untuk beberapa posisi penting
(manajer pemasaran, manajer personalia, dan manajer produksi).
4. Menurut
isi dan maksudnya jenisnya sangat bervariasi sesuai dengan maksud dan tujuan
penulisan surat tersebut. Misalnya: surat pemesanan produk, surat keterangan,
surat pemberitahuan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat
konfirmasi, surat tugas, dll.
5. Menurut
urgensi penyelesainnya surat dikelompokkan menjadi tiga jenis yaitu: Surat
Biasa, Surat Segera, Surat Kilat.
F.
Bagian Surat
Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan
masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak
bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi
( bisnis ), bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut :
1. Kepala
surat (kop surat)
Kepala
surat surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian
teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak
terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga
tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini
berisi: Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau
organisasi, Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, Nomor telepon,
kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya
setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal
pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang
lain seperti tempat dan tanggal pembuatan
2. Tanggal
Surat
Tanggal
surat berfungsi memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis.
Sebagaimana diketahui, pengiriman surat kadang-kadang cepat sampai ke tujuan,
tetapi kadang-kadang juga lambat. Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima
akan mengetahui berapa lama surat itu dalam perjalanan.
3. Nomor,
lampiran, dan hal atau perihal
Kata
nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti
dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata
lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat
tersebut
4. Nama
dan alamat yang dituju
Tulislah
nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademis maupun
nonakademis secara benar ejaannya.
5. Salam
pembuka dan paragraf pembuka
Salam
pembuka merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada
pihak lain sebelum menyampaikannya.
6. Isi
surat
Isi
surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima
surat. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal penting yaitu paragraf
pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.
7. Salam
penutup dan paragraf penutup
Surat
yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek
(hormat), sopan, atau etika berkirim surat.
Surat
dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga atau organisasi. Setelah
surat ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga dicantumkan dalam surat
tersebut.
9. Tembusan/tindasan
atau c.c (carbon copy)
Kata
tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian
kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama
pengirim surat.
10. Inisial
Inisial, yang
disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membantu konsep
dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna untuk mengetahui siapa
pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan
surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat tersebut dapat dihubungi dengan
mudah.
Gambar: Bagian-bagian
Surat
G.
Bentuk-bentuk
Surat
Adapun yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata
letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai
posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk
atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada Berbagai bentuk-bentuk
surat yang sering digunakan dalam penulisan/pengetikan sehari-hari, diantaranya
adalah Block Style, Hanging Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style,
Official Style, Semi Block Style.
1. Bentuk
Lurus (Block Style)
Surat
bentuk lurus atau block style adalah bentuk surat dengan pengetikan secara
lurus rata dari margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam
penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri, perhatikan contoh berikut ini.
2. Bentuk
Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Perbedaan
surat bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris kedua pada
paragraph surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung), kita lihat contoh
berikut.
3. Bentuk
Lekuk (Indented Style)
Bentuk
surat ini dikenali pada alamat dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal
paragraph selalu menjorok 5 baris kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada
margin kiri, berikut contoh gambarnya.
4. Bentuk
Lurus Penuh (Full Block Style)
Pada
bentuk surat lurus penuh (Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali kop
surat, pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri. Dapat dilihat pada
contoh berikut ini.
5. Bentuk
Resmi (Official Style)
Bentuk
resmi ini sering digunakan dalam institusi pemerintahan, pada pengetikannya
alamat dalam berada pada sisi sebelah kanan, kemudian paragraf isi surat
menjorok sedikit kedalam, setiap awal paragraf menjorok 5 spasi kedalam. Lebih
jelas perhatikan contoh surat dibawah ini.
6. Bentuk
Setengah Lurus (Semi Block Style)
Yang
membedakan bentuk Semi Block Style dengan Block Style maupun Full Block Style
adalah pada awal paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda
tangan berada di sebelah kanan surat, lebih lengkap dapat dilihat pada gambar
berikut.
H.
Jenis-jenis
Surat Bisnis
1. Surat
Perkenalan
Adalah
surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang
perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli sehingga perkenalan itu
akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menurut transaksi.
Informasi
tentang perusahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah :
a. nama
perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya
b. gambaran
kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai
c. pekerjaan/projek
yang pernah ditangani
d. harapan
atau prospek yang dikehendaki oleh penjual
e. khusus
surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri: Tanda Daftar
Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak
(NPWP)
2. Surat
Permintaan Penawaran
Adalah
surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Surat
permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi
bisnis. Surat permintaan penawaran bertujuan untuk meminta keterangan terinci
yang meiliputi daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus dan mengetahui
harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan
dibeli serta juga bisa untuk meminta agar penjual mengadakan demonstrasi
pemakaian di tempat calon pembeli.
Surat
permintaan penawaran hendaknya isinya harus jelas agar penjual mengetahui
secara pasti keinginan calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu
disusun dengan gaya yang menarik.
Di
dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan : a. nama
dan jenisbarang, b. ciri-ciri
khusus(spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan
lain-lain, c. harga satuan, d. potongan, e. Brosur, f. cara pembayaran, g. cara
penyerahan, h. kemudahan yang mungkindiperolehpembeli, seperti service gratis,
garansi, danlain- lain yang merupakan layanan
penjual (after sales service). Contohnya:
3. Surat
Penawaran
Adalah
surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa
yang member informasi tentang barang atau jasa dan menggugah minat calon pembeli
agar tertarik pada apa yang ditawarkan.
4. Surat
Pesanan dan Balasannya
Surat
pesanan(order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang
isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan setelah
mengetahui informasi yang diperoleh melalui surat penawaran, melalui iklan,
atau melalui petugas pemasaran(wiraniaga) dari perusaahaan penjual.
Yang
penting di dalarn surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dan sopan
segala sesuau yang menyangkut pesanan akan menjadi pertimbangan bagi penjual
untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu :
a. Nama,
jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan.
b. Jurnlah
atau banyaknya pesanan.
c. Cara
pembayann.
d. Cara
pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki
e. Waktu
penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan(kapan barang diharapkan tiba).
5. Surat
Penerimaan Pesanan
Ialah
surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat order
dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di dalam
order itu dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat
pesanan itu.
Isi
surat penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual bahwa ia dapat
memenuhi pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama untuk persiapan, dan
mamberikan estimasi kapan pengiriman barang akan dilakukan. Surat ini sangat
perlu dikirim oleh penjual kepada pemesan karena manfaatnya sangatbesar, baik
bagi penjual maupun bagi pemesan, yaitu :
a. Agar
pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual
b. Agar
pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain
c. Agar
pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum barang yang
dipesannya tiba, misalnya uang, alat angkut, gudang, dan lain-lain.
d. Agar
pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak lain, walaupun
barangnya belum tiba(bila barang yangdipesan itu untuk dijual lagi)
6. Surat
Konfirmasi Pesanan
Berkomunikasi
dapat dilakukan dengan berbagai media selain dengan perantaraan surat,
pemesanan juga dapat dilakukan dengan perantaraan telepon, telegam, teleks,
danfaksimili. Pemesanan melalui telepon, telegram, dan teleks masih lemah dasar
hukumnya karena tidak mempunyai bukti otentik seperti tidak terdapat
tandatangan pemesan. OIeh karena itu, setelah menerima pesanan via telepon atau
via teleks, penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut
dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan.
Surat
konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas nama batang,
jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan, waktu
penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. Surat konfirmasi pesanan bertujuan
untuk memperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli yang
dikehendaki penjual. Apabila si pemesan setuju maka lembar aslinya harus
dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan.
7. Surat
Penolakan Pesanan
Penjual
yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan penolakan itu
kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang
logis. Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar
hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin.
Ada
beberapa hal yang menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak pesanan, karena
barang yang dipesan tidak ada atau sudah habis, tidak tercapainya persesuaian
mengenai cara penyerahan atau pengiriman barang, atau tidak disetujuinya cara
pembayaran yang diusulkan oleh pemesan(misalnya pemesan menghendaki pembayaran
secara kredit, sedangkan penjual menghendaki secara tunai).
Dalam
surat penolakan pesanan terkadang penjual dapat menyampaikan dua maksud di
dalam satu surat serta dapat terjadi adanya penawaran baru. Sambil menolak satu
pesanan, penjual dapat menawarkan barang baru, asalkan barangnya sejenis dengan
barang yang dipesan.
8. Surat
Referensi Bank dan Referensi Dagang
Referensi
yang dikeluarkan oleh bank disebut referensi bank, sedangkan referensi dari
perusahaan disebut referensi dagang. Surat referensi diberikan rahasia oleh
pihak yang memberi kepada pihak yang meminta.
Surat
referensi diperlukan oleh bank atau perusahaan bila berhadapan dengan nasabah
atau pelanggan yang masih baru. Jika pembeli(pihakkesatu), misalnya, berhubungan
dagang dengan sebuah perusahaan(pihakkedua) untuk pertama kalinya dan ia ingin
membeli barang secara kredit maka perusahaan/pihakkedua memerlukan referensi
dari bank atau perusahaan lain(pihakketiga untuk rnengetahui kredibilitas atau
creditworthiness calon pembeli apakah memenuhi syarat untuk diberi kredit atau
tidak.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Ilmu korespondensi memiliki peran vital dalam
kelancaran suatu bisnis. Dengan ilmu korespondensi yang memadai akan menjamin
proses surat-menyurat secara lancar sehingga perkembangan bisnis dapat melaju
cepat dan siap meraup profit secara maksimal.
Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari sebuah
perusahaan tidak akan terlepas dari kegiatan surat menyurat. Bahkan boleh
dikatakan bahwa kegiatan surat menyurat ini adalah merupakan urat nadi dari
suatu perusahaan. Dari arus keluar masuk surat ini kita bisa mengukur frekuensi
dan intensitas komunikasi yang berlangsung di suatu perusahaan.
.
B.
Saran
Dalam sebuah perusahaan tentuya
tidak akan terlepas dari kegiatan korespondensi (surat menyurat), semoga
setelah membaca makalah ini teman-teman dapat mengetahui berbagai macam bentuk
surat yang ada dan manfaatnya bagi sebuah perusahaan.