Perencanaan Sumber Daya Manusia

A.   Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia

1.     Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia menurut pendapat para ahli

a.      Andrew E.Sikula (1981:145)

Perencanaan SDM /perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi.

b.      George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981 :173)

Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan , pengimplementasian , dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara ekonomis lebih bermanfaat.[1]

c.       Werther dan Davis (1989)

Perencanaan SDM adalah suatu perencaan yang sistematis tentang perkiraan kebutuhan dan pengadaan tentang pegawai.

d.      Reilly (1996:4)

Perencanaan SDM berkaitan erat dengan pengidentifikasian persoalan-persoalan, ancaman dan peluang dalam organisasi dan lingkungan organisasi.[2]

Berdasarkan pendapat diatas maka perencanaan SDM/ perencanaan tega kerja dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja yang berdasarkan peramalan, pengembangan, pengimplementasian , dan pengontrol kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan rencana organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai secara tepat dan bermanfaat secara ekonomis.

B.   Metode, Informasi dan Peramalan Tenaga Kerja

1.     Metode

a.      Metode Nonilmiah

Perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman , imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaannya saja. Rencana SDM semacam ini resikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya terjadi pemborosan yang merugikan perusahaan.

b.      Metode Ilmiah

Perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data , informasi, dan peramalan-peramalan dari perencanaannya. Rencana SDM semacam ini resikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.

Pada metode ilmiah ini, data dan informasinya harus akurat, serta analisis yang baik dan benar.

2.     Informasi

Data adalah kejadian-kejadian nyata pada masa lampau , baik data sekunder maupun data tersier.

Informasi adalah hasil proses data serta memberikan informative kepada penerimanya. Gordon B.Davis “informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan sekarang atau keputusan-keputusan akan datang”.

Perencanaan SDM baru dapat dilakukan dengan baik dan benar jika informasi tentang job analysis, organisasi , dan situasi persediaan tenaga kerja diperoleh.

Ø Job Analysis

1.       Job analysis 

Memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan , standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alat-alat yang dipergunakan.

2.       Job description 

Memberikan informasi tentang tugas-tugas dan tanggung jawab seorang pejabat pada suatu jabatan.

3.       Job specification 

Memberikan informasi tentang kualifikasi-kualifikasi SDM yang akan menjabat suatu jabatan.

4.       Job evaluation 

Memberikan informasi mengenai berat-ringannya pekerjaan, resiko pekerjaan , gaji jabatan.

5.       Job enrichment

Memberikan informasi untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu yang sifatnya vertical.

6.       Job enlargement 

Memberikan informasi untuk memeperkaya jenis pekerjaan yang sifatnya horizontal.

7.       Work simplification 

Memberikan informasi untuk spesialisasi pekerjaan, karena perkembangan perusahaan.

Ø  Organisasi

Oganisasi memberikan informasi tentang hal-hal berikut.

1.     Tujuan yang ingin dicapai

2.     Jenis organisasi

3.     Dasar pendepartemenan dan struktur organisasi.

4.     Rentang kendali setiap depertemen/bagian.

5.     Kepemimpinan organisasi, individu dan kolektif.

6.     Jumlah karyawan dan perincian manajerial dan operasional.

7.     Jenis-jenis authority yang didelegasikan dalam organisasi.

8.     Tingkat-tingkat posisi pejabat.

Ø  Situasi Persediaan Tenaga Kerja

Situasi Persediaan Tenaga Kerja memberikan informasi tentang hal-hal berikut.

1.      Persedian tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM.

2.     Jenis-jenis, susunan umur, tingkat pendidikan, serta penyebaran atau pemerataan tenaga kerja.

3.     Kebijaksanaan perburuhan dan kompensasi pemerintah.

4.     Sistem , kurikulum , dan tingkat-tingkat pendidikan SDM.[3]

3.     Peramalan Tenaga Kerja

Pertimbangan-pertimbangan yang perlu dilakukan dalam peramalan atau memperkirakan kebutuhan tenaga kerja diantaranya sebagai berikut :

Ø  Struktur industri dimana perusahaan berada

Struktur industri berkaitan erat dengan tingkt persaingan yang di hadapi perusahaan, semakin ketat persaingan berarti perusahaan perlu memilii beberapa keunggulan dibanding pesaingnya, keunggulan diperoleh dari tenaga kerja.

Ø  Strategi dan tujuan perusahaan

Strategi di dukung oleh SDI begitu pula upaya mewujudkan tujuan.

Ø  Penawaran tenaga kerja

Dapat dikelompokkan

a.       Penawaran eksternal tenaga kerja

Tenaga kerja eksternal ini tidak lain dari pada kondisi angkatan kerja yang dimiliki.

b.      Penawaran internal tenaga kerja

Berkaitan dengan kondisi internal perusahaan distribusi usia pekerjaan, pemecatan, pensiun dan penerimaan baru dalam kelompok kerja.

Ø  Ramalan permintaan tenaga kerja

Memiliki lenih banyak aspek ketidak pastian dengan ramalan penawaran , hal ini meliputi perubahan teknologi, sikap kosumen dan pola pembelian.[4]

Perencanaan SDM yang baik adalah jika ia dapat meramalkan masa depan dengan cara memproyeksikan hasil informasi analisis informasi yang diperoleh. Peramalan biasanya untuk masa 5 tahun yang akan datang. Apabila ramalan-ramalannya mendekati kebenaran, rencana itu baik dan benar, karena ia dapat membaca situasi masa yang akan datang dengan baik.

Tujuan peramalan anatara lain, untuk hal-hal berikut.

1.     Meramalkan kebutuhan dan persediaan tenaga kerja yang ada.

2.     Meramalkan kemajuan perusahaan dan teknologi sehingga harus dilaksanakan pelatihan dengan kurikulum yang tepat.

3.     Meramalkan kemajuan pendidikan dan peningkatan kemampuan SDM.

4.     Meramalkan kebutuhan akan jenis-jenis kecakapan yang berlainan dan jenis SDM (pria-wanita) pada masa yang akan datang.

5.     Meramalkan kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti usia, UMR, dan jam kerja.

C.    Perencanaan Prosedur dan Perencanaan fungsi SDM

Perencanaan adalah orang, baik individu maupun kelompok , yang memproses perencanaan yang hasilnya menjadi rencana.

Syarat-syarat perencanaan SDM

1.      Harus mengetahui jelas masalah yang akan direncanakannya.

2.      Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.

3.      Harus mengetahui pengetahuan luas tentang Job Analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.

4.      Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.

5.      Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.

6.      Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

a.      Prosedur perencanaan SDM

1.      Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.

2.      Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.

3.      Mengelompokkkan data dan informasi serta menganalisisnya.

4.      Menetapkan beberapa alternative.

5.      Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.

6.      Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

b.      Perencanaan Fungsi MSDM

Manajemen Sumber Daya Manusia, oleh para penulis dibagi atas beberapa fungsi dengan tujuan sebagai berikut.

1.      Analisis pembahasannya sistematis , teratur dan baik sehingga mudah dipahami.

2.      Menjadi pedoman bagi manajer dalam melaksanakan langkah-langkah kepemimpinannya dibidang SDM. 

Agar setiap fungsi MSDM diterapkan dengan baik dan tepat maka perlu perencanaan terlebih dahulu.[5]

D.   Audit Sumber Daya Manusia

Pengauditan adalah suatu proses, penyelidikan, penganalisisan dan perbandingan informasi yang ada dengan norma standar yang berlaku. Pengauditan sumber daya manusia meliputi: penelusuran secara normal dan sistematis mengenai efektifitas progam kepegawaian, program analisis jabatan, penarikan pegawai, testing, pelatihan dan pengembangan manajemen, promosi jabatan, transfer, taksiran pegawai, hubungan kerja, pelayanan pegawai, moral dan sikap kerja, penyuluhan pegawai, upah, administrasi upah dan penelitian pegawai.

Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam pengauditan sumber daya manusia:

1.      Kualitas kekuatan kerja

Pengauditan sumber daya manusia harus melibatkan pengujian kualitas kekuatan kerja. Peningkatan kualitas dapat dicapai melalui pengalaman, pendidikan, pelatihan dan pengembangan.

2.      Penentuan kualitas

Penentuan kualitas kekuatan kerja dapat melalui analisis jabatan. Analisis jabatan digunakan untuk menentukan tugas-tugas, tanggung jawab, kondisi kerja, interelasi antar jabatan.

3.      Daftar kemampuan ( skill )

Daftar skill bermanfaat bagi perusahaan dalam mendayagunakan pegawainya.

4.      Turnover kerja ( reputasi tenaga kerja )

Prosedur pengauditan sumber daya manusia harus melibatkan persediaan untuk menaksir turnover kerja. Hal ini disebabkan terjadinya kekosongan pegawai karena pegawai pensiun, berhenti, cuti, izin, absen dan meninggal. Penaksiran turnover dapat memperhatikan angka rata-rata turnover pada tahun sebelumnya.

5.      Perubahan secara intern

Pengauditan sumber daya manusia dapat mempertimbangkan perubahan secara intern, seperti promosi jabatan, penurunan jabatan ( demosi ), dan transfer jabatan.

Pengauditan sumber daya manusia bertujuan antara lain agar jangan sampai terjadi turnover kerja tinggi dan perlu adanya pengisian kekosongan jabatan dengan segera.[6]

  

---

[1] Dr.A.A. Anwar Prabu Mangkunegara, Drs.,M.Si. Psi, Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan, Bandung : PT Remaja Rosdakarya, 2007 , hlm. 4

[2] DR. Edy Sutrisno, M.Si, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : Kencana Prenada Media Grup, 2009, hlm. 33

[3] Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia, edisi revisi, Jakarta: Bumi Aksara, hlm. 251-252

[4] Jusmaliani, Pengelolaan Sumber Daya Insani, Jakarta : Bumi Aksara, 2011, hlm. 64

[5] Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan, opcit., hlm. 253-256

[6] Dr.A.A. Anwar Prabu Mangkunegara, opcit., hlm. 6-7